La lettre commerciale de prospection contribue à la performance économique de toutes entreprises. Comment l’écrire ? Cet article met l’accent sur les principes d’une bonne rédaction commerciale. Parce que l’écriture commerciale prend de nombreuses formes, les rédacteurs commerciaux pensent souvent à leur objectif, à leur lectorat et à la dynamique des relations lorsqu’ils prennent des décisions stylistiques.
Première étape : identifier votre audience
Examiner votre public, ses besoins et la manière dont vous pouvez vous adresser avec succès reste essentiel. Le message doit rester pertinent aux yeux de tous les membres.
Réfléchissez aux questions suivantes avant d’écrire :
Quelles sont les priorités et les attentes de votre public cible ? Que voulez-vous que vos lecteurs retiennent de votre document ? Lorsque vous êtes en compétition pour attirer l’attention des lecteurs, comment attirerez-vous leur attention ? Comment allez-vous aider votre lecteur à parcourir votre document le plus rapidement possible ? Quand une bonne mise en page attire-t-elle l’attention de votre lecteur ? Quelle est la chose la plus importante que votre public sache ?
Selon vous, qu’attend votre public de vous ? Est-il plus important de répondre à leurs attentes ou de les surprendre avec une idée originale ? Quand est-il approprié de présenter des faits négatifs sous un jour favorable ? Comment les nouvelles défavorables affecteront-elles les parties prenantes, les clients et les employés ? Comment pouvez-vous modifier l’organisation et le style de votre écriture pour répondre aux préoccupations et aux souhaits de votre public en général ?
Avant de répondre à la dernière question, tenez compte de : le titre du client potentiel, son niveau de langue et son environnement culturel.
Deuxième étape : clarifier votre but
Examiner les messages et les documents existants de l’entreprise. En même temps, gardez à l’esprit les questions suivantes pour comprendre comment le but de votre écriture affectera votre style :
Est-ce un courrier électronique ou physique ou une publication sur les réseaux sociaux que j’écris ? Quelle est la structure du document ? Quelle est la longueur des paragraphes ou des sections ?
À présent, vous pouvez structurer votre document, avec une structure comme : Introduction — Plan – Corps – Conclusion. L’introduction explique pourquoi vous leur parlez et pourquoi l’information est pertinente pour eux. Le plan pourrait être comparé à un plan de route pour votre document. Le corps développe vos points principaux et votre message au lecteur. La conclusion réitère les idées essentielles pour le lecteur, ainsi que toutes les actions ou recommandations nécessaires.
Troisième étape : écrire avec son style
Une communication claire et concise reste privilégiée pour les rédacteurs commerciaux. Lorsque vous écrivez pour les entreprises, gardez à l’esprit les caractéristiques de style, ainsi que votre objectif et votre public.
La voix active est un écrit qui fait référence à une personne. La capacité à accepter ou à répartir délicatement la responsabilité d’actions particulières demeure l’une des compétences requises pour convertir vos leads.
De plus, votre auditoire préférera un langage simple et direct au jargon, car il lui permet de lire votre écriture rapidement et sans malentendu.
En outre, « concis » n’implique pas toujours « vide ». Considérez votre relation avec le lecteur et comment il pourrait interpréter votre ton.
Enfin, la révision : le terme CLOUD (Cohérence, Longueur, Organisation, Unité et Développement) parait un outil efficace pour améliorer l’écriture d’entreprise.
